Întrebări frecvente
Q. Ce este Refile și cui se adresează?
Refile este o platformă digitală pentru gestionarea și arhivarea documentelor. Se adresează companiilor care vor să-și eficientizeze fluxurile de lucru, să reducă timpul pierdut cu hârtia și să asigure trasabilitatea documentelor.
Q. Cum mă ajută Refile să economisesc timp?
Prin AI și OCR integrat, alături de funcționalități de clasificare automată, documentele sunt procesate mai rapid, fără introducere manuală de date.
Q. Pot accesa Refile de pe orice dispozitiv?
Da. Platforma este disponibilă online și poate fi accesată de pe desktop, tabletă sau mobil, de oriunde ai conexiune la internet.
Q. Este sigură stocarea documentelor?
Da. Refile folosește criptare end-to-end, backup automat și respectă standardele internaționale de securitate, astfel încât datele companiei tale sunt protejate.
Q. Ce sunt colecțiile în Refile?
Colecțiile sunt grupuri de documente organizate după proiect, departament sau tip de activitate, pentru acces rapid și gestionare eficientă.
Q. Cum adaug documente într-o colecție?
La înregistrarea unui document în Refile, ai un câmp dedicat pentru alegerea colecției. Selectezi colecția dorită din listă, iar documentul este salvat și organizat automat acolo. Astfel, fiecare fișier ajunge direct în locul corect încă din momentul înregistrării.
Q. Există un număr limitat de colecții?
Nu. Poți crea oricâte colecții ai nevoie, în funcție de structura organizației tale.
Q. Cum caut un document într-o colecție mare?
Refile are căutare inteligentă: după cuvinte cheie, metadate sau text recunoscut prin OCR.
Q. Ce tipuri de documente pot încărca?
Poți încărca fișiere PDF, imagini (JPG, PNG), sau orice tip de document scanat.
Q. Câte documente pot procesa cu Refile?
Capacitatea de procesare depinde de tipul de licență ales. Limita nu se calculează la nivel de fișier, ci la numărul de pagini procesate prin OCR și AI. În funcție de pachet, poți extinde volumul lunar sau anual de procesare.
Q. Pot descărca documentele înapoi pe calculator?
Da. Documentele pot fi descărcate individual sau în pachet, în format original sau arhivat.
Q.Ce tipuri de date poate procesa funcția de OCR dintr-un document?
OCR-ul din Refile recunoaște și convertește în text digital informații precum: titluri, numere de referință, date calendaristice, sume, denumiri de companii, nume de persoane și paragrafe întregi de conținut. Practic, orice text vizibil dintr-un document scanat sau fotografiat poate fi transformat în date căutabile și utilizabile.
Q. Ce sunt rolurile în Refile?
Rolurile definesc nivelurile de acces pentru utilizatori: de exemplu, Administrator sau Utilizator.
Q. Pot personaliza drepturile unui rol?
Da. Administratorii pot seta granular ce acțiuni sunt permise pentru fiecare rol (ex. încărcare, ștergere, vizualizare).
Q. Pot avea mai mulți administratori?
Da. Poți desemna mai mulți administratori, fiecare având acces complet la toate funcțiile platformei.
Q. Câți utilizatori pot avea în Refile?
Numărul de utilizatori depinde de pachetul ales. Fiecare plan are un set inclus de utilizatori activi, iar dacă echipa ta crește, poți adăuga oricând utilizatori suplimentari.
